人事・給与・就業システムでお悩みの方は人事パッケージの専門会社NTTデータ アイテックスにご相談ください。
ステップ1：手作業から電子化へ
元々は全国各拠点の就業管理をペーパーで行っていましたが、非効率なためデータの電子化を図るべく、6 年前にタイムレコーダーと地方のソフト会社のパッケージ製品を導入しました。しかし、導入したタイムレコーダーが生産中止となったため故障しても代替機が用意できず、またパッケージ製品も地方のベンダーであったためサポートのレスポンスが悪く、常に不安を抱えている状況でした。
ステップ2：本稼働を迎えなかったERP パッケージからPRO_STAFF-αへ
その様な折り、ERP パッケージへのリプレースが検討されました。大手ベンダー4社から提案を頂き、検討の結果カスタマイズで対応してくれるとのことから某大手ベンダーの就労、人事、給与を導入決定しました。弊社としては現在の運用をあまり変えたくなかったため、カスタマイズで弊社の運用にシステムを合わせたいと考えていたからです。しかし、ベンダー側は弊社の運用をできる限りシステムに合わせることを望んでいたため相互で食い違いが生じ、思うように導入作業が進みませんでした。その間1 年間かけてマスター登録作業をしてきましたが、しびれを切らした担当者が上申、ついに役員会で上記のERP パッケージを使用しない方向で決定となりました。
そこで、後継のソフトを探すべく永年の取引先であったSI ベンダーに相談したところ、アイテックスを紹介されました。さっそくアイテックスのプレゼンテーションと製品デモンストレーションを受けたところ、標準機能に関しては当社の要件を完全に満たしていなかったものの、担当営業のレスポンスが良かったことと、カスタマイズにより当社の要件が満たせることがわかり、アイテックスにお任せすることにしました。この間たった1 ヶ月と、最初に提案を受けてから決定まで最速ですすめることができました。
システム導入にあたっての弊社の要望は、主に以下の4点になります。
先に導入を予定していた大手ベンダーのERP パッケージは、カスタマイズが可能とのことでしたが、実際は弊社の運用ルールをシステムに合わせることをカスタマイズと捉えており、弊社の意向と食い違いがありました。そのため、アイテックスの導入時も弊社が望む形でのカスタマイズが本当に可能であるかどうかが気がかりでした。しかし、アイテックスはパッケージであってもユーザーの要望に柔軟に合わせる姿勢であったことがとても気に入りました。
決定から本稼働までの期間が短く、スケジュールに余裕がありませんでした。しかし、アイテックスの導入担当SE と弊社の業務担当で密にコミュニケーションを取っており、相互の理解のズレが無いように気を配りながら進めることができました。また、緊急時も迅速かつ親身になって対応していただいたおかげで、短期間での導入も無理なく進めることができました。
一方反省点としては、カスタマイズの開発が遅れたことから、各現場への新システム説明および研修スケジュールが押されてしまい、日程の調整や資料の準備に苦労した点が挙げられます。しかし、いずれにしても短期間で無事に本稼働を迎えることができたのも、アイテックスさんの多大なる協力があってのことと評価しています。
旧システムのイメージを残しつつ、現場の担当者から見ても抵抗感の無いシステムであったため、大きな混乱もなくスムーズに新システムに移行できました。短期間の厳しいスケジュールでお願いしましたが、導入から本稼動までスピーディかつ根気よく対応していただいたアイテックスの担当者には感謝しております。
システムの利便性も高く、中でも最大の課題であったペーパーレス化の問題は90％以上の削減が可能となり、大きな収穫でした。また、管理職サイドからの評価も良好です。以前のシステムは月次で締めてみないと部下の勤怠、特に時間外の把握が出来なかった点に比べ、新システムはタイムリーに把握でき大変助かっています。
今回の導入は、全国にある各事業所からのWeb による勤務情報の入力、申請、承認が焦点となっています。今後も勤怠管理のWeb 機能について、更なる充実化を目指していただきたいです。具体的には、システム運用時のエラー傾向を掴んで事前に警告が出せるような学習機能や、勤務に関する統計分析機能などを希望していますが、その他にも今後気づいた点はリクエストさせてもらいますので、宜しくお願いします。
