人事・給与・就業システムでお悩みの方は人事パッケージの専門会社NTTデータ アイテックスにご相談ください。
当社は十数年前に購入したパッケージソフトを利用していました。しかし長年運用している間に幾度となく自社でカスタマイズを積み重ねてきたことにより、システムの仕組みが大変複雑になっていました。この間に担当者も入れ替わっておりますので、複雑化したデータの流れや機能を把握するのに苦労しておりました。そのため、作業をするにも確認などの余計な手間を要して時間がかかるなど、使い勝手や作業効率面において問題を抱えていました。
この状況を改善するために検討を始めた矢先に、コンサル会社からシステム見直しの提案が持ち込まれました。
当初コンサル会社からいただいた提案は、その会社の給与アウトソーシングサービスに、人事・給与はアイテックスのPRO_STAFF-αを連携させて運用する形態でした。旧システムでは特に年末調整や会計処理の受け渡し部分で苦労していたため、人事給与システムの刷新とともに、原価配賦など会計との連動部分もきっちり整理してシステム化できればと考えて期待しておりました。
そこでコンサル会社には、現行の会計システムと給与アウトソーシングの連動について実際の運用イメージが浮かぶ資料の提供をお願いしていたのですが、再三の依頼にも関わらずなかなか具体的な提案がいただけずイメージを掴みかねておりました。
一方アイテックスは、概要設計書やシステム連動イメージ図、業務フローなど、こちらの要望に対して具体的な運用イメージが沸くような資料を都度ご提示くださいました。やはり当社としては、求めているものに対して素早くご対応いただけるレスポンスの良さはとてもありがたく、大きな信頼感に繋がりました。
そこで、社内で検討した結果、コンサル会社の給与アウトソーシングではなく、アイテックスのPRO_STAFF-αで人事、給与、就業の全てを運用することに決定いたしました。
2008年10月下旬にプロジェクトがスタートし、2009年4月からの本稼動を目指して導入を行いました。しかし、本稼動とタイミングを同じくして給与体系が一部変更となったこともあり、アイテックスの担当SEさんには、並行稼動とあわせて別途計算式の追加作業を行っていただきました。
また当社は支社ごとに勤務表の承認を行っていますが、本稼動のタイミングで組織体系が変更となったため、間際になって少々混乱が生じました。この時もアイテックスの担当SEさんが一緒に効率的な運用ルートや業務改善案などをご提案くださるなど、熱心にサポートいただきました。
PRO_STAFF-αのパッケージは標準機能が充実しているため、人事総務系の定型業務については順調に業務効率が改善し、会計システムとの連動も給与に標準している仕訳連動機能で対応することができました。従前のシステムは履歴管理が不十分でしたが、PRO_STAFF-α導入後は分析資料の作成などに有効活用できるようになった点も効果として挙げられます。
中でも今回の導入で一番大きく効果が現れた点は、これまで支社・営業所ごとにExcelで管理していた勤務表を完全にWeb化できた点です。通常のWeb 就業システムに当社特有の工事実績（作業報告）も同時に登録できるようなアドオン機能を加えていただきました。
これにより、従業員本人がWeb から出退勤、休暇、工事実績などの勤務表を登録し、上長が定期的に部下の実績をチェックし承認することで、勤怠データの確定が行えるようになりました。確定した勤怠データは給与システム側で取り込みが可能ですので、人事総務部の作業が大幅に軽減した上、リアルタイムで情報を閲覧・管理することもできるようになりました。
更にこのWeb就業システムで登録した工事実績は、原価管理などを行っている営業工事システムに連動しているため、データの一元管理が可能となり、従業員の入力の手間や人事総務部によるチェック作業が軽減されるなど効率面でも大きく改善されました。
また、労務管理の実績チェック機能により、従業員の労働状況をリアルタイムで把握できるようになりました。残業状況の分析なども行えるため、負荷の大きい社員の仕事配分を適時指示するなど、適切な労務管理に役立っています。
その他にも、当社は業務上、新規工事の際に担当する社員の資格と工事実績を特定フォーマットで作成して提出する必要があります。そのためのデータを人事システムから簡単に出力できる機能を追加していただきましたので、大変便利になりました。
今後は支社・営業所にも人事情報を一部開示し、更なる人材の活用につなげて行きたいと思います。
導入時から担当してくださっているSEさんは当社の業務を熟知してくださっているので、安心してお任せしています。今後も引き続き丁寧なサポートを期待します。
パッケージの機能については、人事・給与・就業の連動を自動化していただけると更に使い勝手が良くなると思うので、ぜひ今後のバージョンアップで検討下さい。
また他社の活用事例も含めて、様々な情報を提供いただきたいと思いますので、今後ともよろしくお願いします。
